Syndic bénévole de petite copropriété : le guide complet

Est-il obligatoire d'avoir un syndic dans une petite copropriété ?

Oui, et la loi ne laisse aucune marge. L'article 17 de la loi du 10 juillet 1965 impose un syndic à tout syndicat de copropriétaires, quelle que soit sa taille. Dès qu'un immeuble est divisé en lots appartenant à des propriétaires différents, le syndicat existe de plein droit, et il lui faut un représentant. Deux lots suffisent : une maison coupée en deux appartements est une copropriété comme une autre.

Ce que la loi n'impose pas, c'est un professionnel. L'article 17-2 réserve la fonction de syndic non professionnel aux copropriétaires eux-mêmes : c'est le syndic bénévole. Il assure les mêmes missions qu'un cabinet, avec les mêmes pouvoirs et les mêmes obligations, sans mandat de gestion facturé. Le détail de ce qu'un syndic est seul à pouvoir faire est dans le guide faut-il un syndic ?, et le cas particulier de la maison à deux propriétaires dans la copropriété à deux copropriétaires.

Est-il possible d'avoir une petite copropriété sans syndic ?

En pratique, beaucoup de petits immeubles fonctionnent sans syndic déclaré : chacun vire sa part pour l'assurance et le ménage, et personne ne convoque d'assemblée. Tant que rien ne casse, personne ne s'en aperçoit. Mais juridiquement, une copropriété sans syndic n'a plus de représentant : plus personne n'a qualité pour signer un devis au nom du syndicat, faire fonctionner son compte bancaire, déclarer un sinistre à l'assureur ou convoquer l'assemblée. Ce n'est pas une amende qui vous guette, c'est une paralysie, le jour où la toiture fuit ou qu'un lot se vend.

La loi prévoit la sortie. À défaut de désignation par l'assemblée, l'article 17 permet à tout copropriétaire de saisir le président du tribunal judiciaire, qui nomme un syndic. C'est la voie lourde. La voie courte, qui suffit presque toujours dans une petite copropriété, tient en une résolution : l'un d'entre vous se propose, et l'assemblée le désigne. Le guide copropriété sans syndic : les conséquences détaille ce qui se bloque et comment redémarrer proprement.

Comment créer un syndic bénévole dans une petite copropriété ?

On ne « crée » pas un syndic bénévole comme on crée une association : on le désigne. La procédure tient en quatre temps, et elle se joue en assemblée générale.

La question à l'ordre du jour. La désignation du syndic doit figurer dans la convocation, sous la forme d'une résolution nominative : « désignation de Madame X en qualité de syndic non professionnel ». Le projet de contrat de mandat est joint à la convocation, pour que chacun sache ce qu'il vote. Si votre copropriété est encore gérée par un cabinet, c'est au moment de l'échéance de son mandat que la question se pose : le guide changer de syndic pour un syndic bénévole décrit la mise en concurrence et la passation.

Le vote. La désignation relève de la majorité de l'article 25 : la majorité des voix de tous les copropriétaires, présents, représentés ou absents. Dans un immeuble de quatre lots aux tantièmes équilibrés, il faut donc au moins trois voix sur quatre, ou deux si elles pèsent plus de la moitié des tantièmes. À défaut, l'article 25-1 permet un second vote immédiat à la majorité de l'article 24 si le projet a recueilli au moins le tiers des voix.

Le contrat et le registre. Le procès-verbal de cette assemblée est votre titre : c'est lui que la banque, l'assureur ou un notaire vous demanderont. Reste à mettre à jour l'immatriculation de la copropriété au registre national avec l'identité du nouveau syndic. La procédure complète est dans le guide créer un syndic bénévole, et un modèle de résolution dans changer de syndic.

Nomination et durée du mandat

Le mandat de syndic est toujours à durée limitée. L'article 28 du décret du 17 mars 1967 le plafonne à trois ans, renouvelables par un nouveau vote. La résolution doit donc porter une date de prise d'effet et une date de fin. Rien n'empêche de voter un an, puis de reconduire : c'est même une bonne façon de tester le rôle.

Le mandat peut aussi s'interrompre avant terme, par démission du syndic ou par révocation votée par l'assemblée sur une question inscrite à l'ordre du jour. Dans les deux cas, désignez le successeur dans la même séance : une copropriété ne doit jamais rester sans représentant, même quelques semaines. Le fonctionnement du mandat de bout en bout est décrit dans comment fonctionne un syndic bénévole.

Missions et responsabilités du syndic bénévole

Le syndic n'est ni le propriétaire de l'immeuble ni son décideur : c'est le mandataire du syndicat. L'assemblée décide, le syndic exécute. L'article 18 de la loi de 1965 énumère ses missions ; à l'échelle de cinq lots, elles se résument ainsi :

• Exécuter les décisions de l'assemblée et faire respecter le règlement de copropriété : signer le devis voté, résilier le contrat qu'on a décidé de résilier.
• Administrer l'immeuble : souscrire les assurances, suivre l'entretien et les contrats, prendre en urgence les mesures conservatoires (une fuite un dimanche soir).
• Tenir les comptes du syndicat et son compte bancaire séparé, ouvert au nom du syndicat : rien ne transite par votre compte personnel, jamais.
• Appeler les fonds selon le budget voté, encaisser, relancer les impayés.
• Convoquer l'assemblée au moins une fois par an, en tenir le procès-verbal et conserver les archives du syndicat.

La contrepartie de ces pouvoirs, c'est la responsabilité. Le syndic bénévole répond de ses fautes de gestion devant le syndicat comme le ferait un professionnel : une assemblée convoquée hors délai, un contrat d'assurance qu'on a laissé expirer, un appel de fonds jamais émis. Le principe protecteur tient en une règle : rien d'engagé hors mandat. Tout ce qui a été voté, et rien d'autre, avec un justificatif pour chaque euro. Le détail des obligations propres au régime simplifié est dans les obligations du syndic bénévole d'une petite copro.

L'assurance du syndic bénévole

Il faut en distinguer deux, et on les confond tout le temps. La première est celle du syndicat : l'article 9-1 de la loi de 1965 lui impose de s'assurer contre les risques de responsabilité civile dont il doit répondre. C'est le syndic qui signe ce contrat, pour le compte du syndicat (article 18). Il couvre le bâtiment et le syndicat, pas les fautes de gestion de son mandataire.

La seconde est la responsabilité civile personnelle du syndic bénévole. La loi ne l'impose pas, mais elle est vivement conseillée : c'est elle qui joue si une décision est annulée à cause d'une erreur de forme, ou si un oubli coûte de l'argent à la copropriété. Elle se demande explicitement à l'assureur de l'immeuble, souvent sous forme d'extension de la multirisque, pour quelques dizaines d'euros par an. Son coût est une charge du syndicat, votée au budget. La méthode pour choisir et voter les contrats est dans assurer une petite copropriété.

Gratuit, ou défraiement voté ?

Le syndic bénévole n'est pas rémunéré : c'est le principe, et c'est pour cela que la loi l'appelle syndic non professionnel (article 17-2). Pas d'honoraires, pas de mandat de gestion facturé. Mais il avance de l'argent : les envois de la convocation (recommandé électronique, ou papier pour qui l'a demandé), les timbres, parfois un déplacement. Ces dépenses sont celles du syndicat, pas les vôtres.

Deux choses sont possibles, et elles n'ont pas la même nature. Le remboursement des frais réels, sur justificatifs, vous rend ce que vous avez avancé : vous ne gagnez rien. L'indemnité forfaitaire est une somme fixe votée pour votre peine, indépendante de ce que vous avez dépensé : c'est une contrepartie, potentiellement imposable, et un versement régulier peut soulever la question des cotisations sociales. Renseignez-vous auprès de l'administration fiscale avant de l'accepter.

Dans les deux cas, l'assemblée décide, et elle seule. Portez la question à l'ordre du jour, dans une résolution distincte de la désignation, avec un montant ou un plafond précis. La somme s'inscrit ensuite au budget prévisionnel (article 14-1) et se répartit entre les copropriétaires aux tantièmes. Pas de vote, pas de remboursement : une somme prélevée sans résolution est une dépense que vous ne pourrez pas justifier à l'approbation des comptes. Le guide un syndic bénévole est-il rémunéré ? donne la rédaction de la résolution et les ordres de grandeur.

Quels sont les inconvénients d'un syndic bénévole ?

Il y en a cinq, et il vaut mieux les connaître avant d'accepter le rôle.

• Le temps. Pas énorme, mais mal réparti : presque rien pendant des mois, puis une assemblée à préparer. Le remède est un rythme, décrit plus bas.
• La responsabilité. Elle est personnelle. Elle se réduit par la trace écrite (procès-verbaux, justificatifs) et par l'assurance.
• La technique. Une erreur de forme suffit à faire annuler une décision : le délai de 21 jours francs de convocation (article 9 du décret de 1967), l'ordre du jour, les majorités.
• Les voisins. Relancer un impayé sur son propre palier n'est agréable pour personne. La règle écrite et votée en assemblée protège la relation : ce n'est pas vous qui réclamez, c'est le syndicat.
• La continuité. Le mandat s'arrête, la copropriété continue. D'où des archives tenues au nom du syndicat, transmissibles au suivant.

Dans une petite copropriété, le régime simplifié réduit nettement les deux premiers, et les tâches se répartissent entre voisins. Le comparatif complet, avec ce qui réduit chaque inconvénient, est dans les inconvénients du syndic bénévole, et la mise en balance avec un cabinet dans syndic bénévole ou professionnel.

Ce qui change en régime simplifié (art. 41-8, 41-9, 41-10)

L'article 41-8 de la loi de 1965 définit la petite copropriété : le syndicat qui comporte au plus cinq lots à usage de logements, de bureaux ou de commerces (les caves et les parkings ne comptent pas), ou dont le budget prévisionnel moyen sur trois exercices est inférieur à 15 000 €. Un seul des deux critères suffit : une copropriété de huit lots au budget modeste y entre par le second. Les travaux, exclus du budget prévisionnel par l'article 14-1, ne font pas sortir du régime.

Si vous y êtes, trois choses changent, et elles allègent la forme, pas les obligations de gestion :

• Pas de comptabilité en partie double (article 41-10, par dérogation à l'article 14-3) : ni journal, ni balance, ni grand livre. Une comptabilité de trésorerie suffit, et les engagements peuvent n'être constatés qu'en fin d'exercice.
• Pas de conseil syndical obligatoire (article 41-9) : à quatre ou cinq copropriétaires, l'assemblée est déjà le conseil. Rien n'interdit d'en constituer un.
• L'assemblée annuelle reste due, avec son budget, ses comptes à approuver et son procès-verbal. Le régime simplifié ne dispense de rien sur ce point.

Le détail, article par article, avec le livre de trésorerie qui remplace la partie double, est dans la comptabilité d'une petite copropriété. Le régime lui-même a sa page dédiée.

Au quotidien : trois rythmes, et rien d'autre

Ce qui met un syndic bénévole en difficulté, ce n'est presque jamais la difficulté d'une tâche prise isolément. C'est l'accumulation : six mois de factures dans un tiroir, un relevé bancaire qu'on n'ose plus ouvrir, et une assemblée à préparer en trois soirs. Le remède tient en une phrase : donner à chaque tâche sa fréquence, et s'y tenir.

Au fil de l'eau : noter, classer, garder la facture

C'est la partie que le régime simplifié allège le plus. En cours d'année, vous suivez les mouvements réels ; à la clôture seulement, vous ajoutez la facture reçue en décembre et payée en janvier. Trois documents suffisent :

• Le relevé des entrées et des sorties : une ligne par mouvement, avec la date, le libellé et le montant. Une ligne écrite le jour même vaut mieux que dix reconstituées en juin.
• Les factures qui justifient chaque sortie. Rattachez-les immédiatement à leur ligne. Une dépense sans justificatif est une dépense que vous devrez défendre de mémoire devant vos voisins.
• Les relevés bancaires du compte du syndicat.

Personne ne relit vos comptes en cours d'année, faute de conseil syndical. D'où l'intérêt de les tenir proprement, plutôt que de découvrir un écart la veille de l'assemblée.

Chaque trimestre : appeler les fonds et pointer la banque

Le budget prévisionnel voté en assemblée n'est pas appelé en une fois. La loi de 1965 prévoit des provisions égales au quart du budget, exigibles au premier jour de chaque trimestre, ou selon la périodicité que l'assemblée a fixée. Le calcul se fait en deux temps. Prenons une copropriété de cinq lots, budget voté à 8 400 €. On divise par quatre : 2 100 € à appeler ce trimestre. Puis on répartit entre les lots selon leurs tantièmes, tels qu'ils figurent au règlement de copropriété.

Les travaux ne font pas partie du budget prévisionnel (article 14-1) : ils sont appelés à part, selon les modalités votées par l'assemblée. Un ravalement à 40 000 € ne se dilue donc pas dans l'appel trimestriel. Le mode d'emploi complet est dans l'appel de fonds en copropriété.

Dans la foulée de l'appel, pointez le relevé bancaire : solde de début de période, plus les encaissements, moins les décaissements, égale le solde de fin. Si la ligne ne tombe pas juste, il manque une facture, une provision non versée, ou un prélèvement passé inaperçu. Trois mois d'écart se retrouvent en quelques minutes ; douze mois, beaucoup moins vite.

Une fois par an : l'assemblée générale

C'est le seul moment que le régime simplifié n'allège pas, et pour une bonne raison : selon l'article 17, les décisions du syndicat se prennent en assemblée. L'approbation des comptes et le vote du budget lui restent réservés.

La convocation part avec l'ordre du jour et les pièces qui permettent de voter : les comptes de l'exercice écoulé et le budget proposé pour le suivant. Une question qui ne figure pas à l'ordre du jour ne peut pas être votée. En séance, chaque résolution a sa majorité : comptes et budget à l'article 24 (majorité des présents ou représentés), désignation du syndic à l'article 25, décisions les plus lourdes à l'article 26. Notez-les en face de chaque résolution avant l'assemblée, pas pendant.

Après la séance, le procès-verbal est notifié dans le mois qui suit aux copropriétaires opposants et absents. C'est cette notification qui déclenche leur délai de recours de deux mois (article 42). Passé ce délai, les décisions sont définitives. Conservez tout : ces archives appartiennent au syndicat, pas à vous, et se transmettent au syndic suivant. Entre deux assemblées, les petites copropriétés peuvent décider par consultation écrite, à l'unanimité des copropriétaires (art. 41-12) ; les comptes et le budget, eux, restent l'affaire de l'assemblée. Le déroulé complet est dans le guide déroulement d'une AG de copropriété.

Questions fréquentes

En résumé

Toute copropriété doit avoir un syndic, mais ce peut être l'un d'entre vous : désigné en assemblée à la majorité de l'article 25, pour trois ans au plus, par un mandat écrit. Il exécute ce qui a été voté, tient le compte et les comptes du syndicat, l'assure, appelle les fonds et convoque l'assemblée. Il n'est pas payé, sauf défraiement voté. Si la copropriété relève de l'article 41-8, ni partie double ni conseil syndical : trois documents au fil de l'eau, un appel de fonds par trimestre, et une assemblée par an calée sur le délai de 21 jours francs.

Un syndic professionnel facture, pour une petite copropriété, de l'ordre de 1 500 à 8 000 € par an, fourchette indicative qui varie selon la ville et le cabinet. Le bénévolat supprime cette ligne. Ce qu'il demande en échange n'est pas une compétence comptable : c'est de la régularité : le relevé tenu, les factures rattachées, les appels de fonds aux tantièmes et la convocation calée sur son compte à rebours.