L’appel de fonds en copropriété

D’où vient le montant : le budget prévisionnel

Tout part du budget prévisionnel voté en assemblée générale : l’estimation des dépenses courantes de l’année (entretien, assurance, eau, etc.), chiffré poste par poste dans notre modèle de budget prévisionnel de copropriété. Ce budget est ensuite réparti entre les copropriétaires selon les tantièmes et clés de répartition, puis appelé par fractions.

Les appels trimestriels (provisions)

Par défaut, les provisions sur budget prévisionnel sont appelées par trimestre, exigibles le premier jour de chaque trimestre (sauf décision contraire de l’assemblée). Chaque copropriétaire reçoit un appel correspondant à sa quote-part du quart du budget annuel.

Les appels hors budget

Certaines dépenses ne relèvent pas du budget courant et font l’objet d’appels spécifiques, votés à part :

• les travaux et opérations exceptionnelles ;
• les cotisations au fonds de travaux ;
• les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel.

La régularisation annuelle

Les appels sont des provisions : des estimations. En fin d’exercice, on compare les provisions appelées aux dépenses réelles et on régularise : chaque copropriétaire est remboursé ou complète, au prorata de sa quote-part. Cette étape est détaillée dans notre guide comptabilité d’une petite copropriété.

Bonnes pratiques pour le syndic bénévole

• Envoyer l’appel en amont de l’échéance (quelques semaines avant).
• Tenir un suivi des paiements clair pour repérer vite les retards.
• Rattacher chaque paiement reçu à l’appel qu’il règle.
• Relancer les impayés sans tarder, pour préserver la trésorerie : voir la relance des charges impayées.

Automatiser les appels de fonds

Un outil dédié calcule les appels à partir du budget voté, les ventile aux bons tantièmes, suit les paiements et prépare la régularisation de fin d’exercice. Vous téléchargez un appel par copropriétaire, prêt à envoyer, sans tableur. Pour comparer les options, voir quel logiciel pour une petite copropriété.