Coprily
Dans ce guide · 9 chapitres
- 1Pas de partie double : ni plan comptable, ni journal, ni grand livre, ni balance.
- 2Une ligne par mouvement du compte bancaire, et une pièce justificative pour chaque ligne.
- 3Une dépense se note quand elle est payée. Les factures non réglées se listent à part à la clôture.
- 4Le rapprochement bancaire, chaque trimestre, garantit que les comptes sont justes.
- 5Les comptes restent approuvés chaque année en assemblée générale.
Qui est concerné ?
Les copropriétés d'au plus 5 lots principaux (logements, bureaux, commerces), ou dont le budget prévisionnel moyen sur trois exercices est inférieur à 15 000 €. L'une des deux conditions suffit.
Pour vérifier la vôtre : petite copropriété, définition et conditions.
Ce qui est dispensé, ce qui reste dû
L'article 41-10 de la loi du 10 juillet 1965 dispense la petite copropriété de la comptabilité en partie double : plus de plan comptable, de journal, de grand livre ni de balance. La dispense porte sur la forme des comptes, pas sur l'obligation d'en rendre.
« Les engagements peuvent être constatés en fin d'exercice. »
Art. 41-10, loi n° 65-557 du 10 juillet 1965
Une dépense se note quand elle est payée, et les factures non réglées se listent à part à la clôture.
- La comptabilité en partie double
- L'article 41-10 y déroge : les engagements peuvent être constatés en fin d'exercice, et une comptabilité de trésorerie (entrées / sorties) suffit.
- Le conseil syndical obligatoire
- L'article 41-9 n'impose pas sa constitution. Rien n'interdit d'en avoir un, mais la copropriété n'a pas à en justifier l'absence.
- Le plan comptable et ses annexes
- Ils découlent de la comptabilité en partie double de l'article 14-3, dont vous êtes dispensé. Ce que l'assemblée approuve, ce sont vos entrées, vos sorties et votre solde.
- Le budget prévisionnel
- Il se vote chaque année en assemblée générale, et c'est lui qui commande les appels de fonds.
- L'assemblée générale annuelle
- Convocation dans les délais, ordre du jour, tenue de séance et procès-verbal notifié : le régime simplifié ne touche pas à ce cycle.
- L'approbation des comptes
- Une résolution distincte de l'assemblée approuve les comptes de l'exercice écoulé, sur la base de vos entrées et sorties.
- Un compte bancaire au nom du syndicat
- Les fonds de la copropriété ne se mélangent pas aux vôtres. Le compte séparé au nom du syndicat est obligatoire pour toutes les copropriétés, sans exception, et c'est lui qui protège les fonds.
- L'immatriculation au registre national
- Toute copropriété y est immatriculée, et la déclaration se met à jour chaque année ainsi qu'à chaque changement de syndic.
- Le fonds de travaux
- Il est alimenté par une cotisation annuelle d'au moins 5 % du budget, votée en assemblée. Seuls en sont exonérés l'immeuble réceptionné depuis moins de dix ans et celui sans logement : la taille de la copropriété n'en dispense plus, et un diagnostic technique sans travaux ne dispense que du plan pluriannuel.
En pratique : le tableau de trésorerie
Toute la comptabilité tient dans un tableau : une ligne par mouvement du compte bancaire de la copropriété. Six colonnes suffisent :
- Date
- celle du relevé bancaire.
- Libellé
- « Appel de fonds T1 - Lot 3 », « Ménage janvier ».
- Nature
- appel de fonds, facture, remboursement, virement interne ou autre.
- Pièce
- la facture ou l’appel de fonds qui justifie la ligne.
- Entrée / Sortie
- le montant TTC, tel qu’il apparaît sur le relevé.
- Solde
- calculé : ligne précédente + entrée − sortie.
Le modèle Excel gratuit
Nous avons mis ce tableau dans un fichier prêt à remplir, avec l'exemple ci-dessous déjà saisi pour voir comment ça marche. Le solde se calcule tout seul, et l'onglet de rapprochement vous dit s'il manque quelque chose.
Un exemple chiffré : cinq lots, 8 400 € de budget
Prenons une copropriété de cinq lots dont l'assemblée a voté un budget prévisionnel de 8 400 €. L'appel de fonds du trimestre se calcule en deux divisions : le budget par quatre, puis la provision obtenue au prorata des tantièmes de charges générales. Le détail est dans l'appel de fonds en copropriété.
Côté trésorerie, ces cinq encaissements font cinq lignes en entrée. Les factures de l'immeuble font les lignes en sortie. La différence, c'est votre solde, et il doit retomber sur celui de la banque.
Le rapprochement bancaire : la seule vraie vérification
Sans partie double, ce qui garantit que vos comptes sont justes, c'est le rapprochement : le solde de départ, plus les entrées, moins les sorties, doit donner exactement le solde du relevé bancaire à la même date. S'il y a un écart, une ligne manque ou est fausse. Le même tableau montre aussi qui n'a pas payé : la marche à suivre est dans le guide relance des charges impayées en copropriété.
L'année comptable, de bout en bout
- 1Au fil de l’eauChaque paiement et chaque encaissement notés à leur date, justificatif rangé.
- 2Chaque trimestreL’appel de fonds part et le solde se rapproche du relevé.
- 3En fin d’exerciceTableau arrêté, factures reçues non payées listées, état des recettes et des dépenses.
- 4À l’assembléeLes copropriétaires approuvent les comptes et votent le budget suivant.
Pour la dernière étape, voir le guide déroulement d'une AG de copropriété. La liste complète de ce qui reste obligatoire est dans les obligations du syndic bénévole d'une petite copro.
Excel suffit-il ?
Oui, pour tenir les comptes. Le tableur coince ailleurs : les relevés à recopier ligne par ligne, les factures rangées dans un autre dossier que le tableau, une formule écrasée par erreur, et le fichier à transmettre en bon état le jour où quelqu'un d'autre reprend le rôle. Si vous en êtes là, un outil qui importe le relevé de la banque et rattache chaque facture à sa ligne fait le même travail, sans la saisie. Les options sont comparées dans quel logiciel pour une petite copropriété, et les tableaux de pilotage (indicateurs en euros par lot, renégociation des contrats) dans la boîte à outils du syndic bénévole.
Et si la copropriété sort un jour du régime (plus de 5 lots principaux et un budget moyen de 15 000 € ou plus), la partie double redevient obligatoire : il faut alors un logiciel de comptabilité complète ou un professionnel.
Questions fréquentes
Une petite copropriété doit-elle tenir une comptabilité ?
Oui. Elle est dispensée de la comptabilité en partie double (art. 41-10 de la loi du 10 juillet 1965), pas de tenir ses comptes : elle note ce qui entre et ce qui sort de son compte bancaire, garde les justificatifs et fait approuver les comptes chaque année en assemblée générale.
Qu’est-ce que la comptabilité de trésorerie, concrètement ?
Le relevé daté de ce qui entre et de ce qui sort du compte de la copropriété, avec le solde qui en découle. Pas de plan comptable ni de débit et crédit : une ligne par mouvement bancaire, un justificatif pour chaque ligne, et un rapprochement avec le relevé de la banque.
Faut-il encore un budget prévisionnel ?
Oui. Le budget se vote en assemblée générale comme dans toute copropriété, et c'est de lui que découlent les appels de fonds. La dispense porte sur la forme de la comptabilité, pas sur le fait de prévoir et de financer les charges.
Que veut dire « engagements constatés en fin d’exercice » ?
L'article 41-10 permet de ne noter une dépense qu'au moment où elle est payée. À la clôture, on liste simplement à part les factures reçues mais pas encore réglées, pour que l'assemblée voie ce qui reste à payer.
Un expert-comptable est-il nécessaire ?
Non. Le régime a été conçu pour qu'une copropriété de quelques lots tienne ses comptes elle-même. Un tableur suffit techniquement ; un outil dédié évite les formules cassées et les justificatifs éparpillés.
Que se passe-t-il si la copropriété dépasse les seuils ?
Si elle a plus de 5 lots principaux et un budget moyen de 15 000 € ou plus, la comptabilité en partie double redevient obligatoire (art. 14-3), avec le plan comptable et les annexes réglementaires. Il faut alors un logiciel de comptabilité complète ou un professionnel.
Que deviennent les justificatifs ?
Les pièces appartiennent au syndicat et se transmettent au syndic suivant. Chaque sortie doit pouvoir être rattachée à sa facture, chaque entrée à l'appel de fonds correspondant : c'est ce qui permet à l'assemblée d'approuver les comptes.
Il gère sa propre copropriété en syndic bénévole et écrit ces guides à partir de ce qu'il y apprend, textes de loi à l'appui.