Quelles obligations quand on est syndic bénévole d'une petite copropriété ?

Êtes-vous une petite copropriété ?

Une copropriété est « petite » si elle a au plus 5 lots principaux, ou un budget prévisionnel moyen sous 15 000 € sur trois exercices, travaux exclus. L'une des deux conditions suffit. Pour vérifier la vôtre, cas limites compris : petite copropriété, définition et conditions.

Ce dont une petite copropriété est dispensée

Si vous remplissez l'une des conditions, trois obligations tombent :

1. Plus de comptabilité en partie double

L'article 41-10 dispense les petites copropriétés de la comptabilité en partie double que l'article 14-3 impose aux autres. Concrètement, au lieu de tenir un grand livre, un journal et une balance qui suivent le plan comptable des copropriétés (avec un débit et un crédit pour chaque facture), vous tenez une comptabilité de trésorerie : ce qui entre, ce qui sort.

2. Plus de conseil syndical obligatoire

Rien ne vous interdit d'en avoir un. Mais dans un immeuble de quatre copropriétaires, l'assemblée générale est déjà le conseil. La loi en tire les conséquences.

3. Plus d'assemblée générale pour chaque décision

Une décision peut se prendre par consultation écrite des copropriétaires, sans réunion, à condition d'être adoptée à l'unanimité (art. 41-12). Deux exceptions qui restent du ressort exclusif de l'AG : l'approbation des comptes et le vote du budget. Pour ces deux-là, on se réunit.

Attention : dispensé de partie double ne veut pas dire dispensé de tout

C'est le point où beaucoup se trompent. Vous n'avez plus à tenir une comptabilité d'expert, mais vous devez toujours pouvoir justifier chaque euro. Trois documents suffisent, à produire et à conserver :

• Un relevé des entrées et des sorties (un tableur fait l'affaire) où vous inscrivez chaque dépense et chaque recette (en pratique, surtout les appels de fonds).
• Toutes les factures qui justifient ces mouvements. Une sortie sans facture est une sortie que vous ne pourrez pas expliquer en assemblée.
• Les relevés bancaires et un rapprochement qui prouve que le solde de début d'année, plus les recettes, moins les dépenses, donne bien le solde de fin d'année.

Et c'est tout pour la partie comptable.

Les obligations qui ne changent pas

Le régime simplifié allège la comptabilité et la façon de décider. Il laisse intactes les obligations communes à toutes les copropriétés :

• Une assemblée générale chaque année, pour approuver les comptes et voter le budget, convoquée au moins 21 jours à l'avance. La méthode est dans le guide déroulement d'une AG de copropriété.
• Un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires (article 18), jamais le compte personnel du syndic.
• L'assurance de responsabilité civile du syndicat (article 9-1). Le détail est dans assurer une petite copropriété.
• L'immatriculation au registre national, et sa mise à jour chaque année : immatriculer une copropriété.
• La fiche synthétique, mise à jour chaque année et remise à tout copropriétaire qui la demande (article 8-2) : où trouver et comment produire la fiche synthétique.

En résumé

Vérifiez l'un des deux critères : cinq lots principaux ou 15 000 € de budget moyen hors travaux. Si vous y êtes, oubliez la partie double, tenez vos trois documents à jour au fil de l'année comme l'explique le guide de la comptabilité en petite copropriété, et calez votre année sur les deux rendez-vous qui comptent : l'assemblée générale annuelle et les appels de fonds trimestriels. À l'AG, les comptes s'approuvent alors en dix minutes.