Peut-on envoyer la convocation d'AG de copropriété par simple mail ?

La réponse honnête : non, pas depuis votre boîte mail

C'est la déception habituelle du syndic bénévole, et autant l'annoncer tout de suite : envoyer la convocation depuis votre messagerie, en pièce jointe, avec accusé de lecture, ne vaut pas notification. Ce n'est pas une question de bonne foi. C'est une question de preuve.

L'article 64 du décret du 17 mars 1967 pose désormais la voie électronique comme principe, mais il la définit précisément : une lettre recommandée électronique, ou un procédé électronique confié à un prestataire de services de confiance qualifié qui garantit l'intégrité et la traçabilité de l'envoi. Votre client mail n'est ni l'un ni l'autre. La règle, article par article, est détaillée dans notre guide sur la notification électronique en copropriété.

Ce qui a changé en 2024 et en 2025

Beaucoup de pages sur le sujet sont périmées, alors précisons. Jusqu'en 2024, la notification par voie électronique supposait l'accord exprès préalable de chaque copropriétaire. La loi du 9 avril 2024 a inversé le principe : depuis le 11 avril 2024, l'article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965 dispose que les notifications et les mises en demeure « sont valablement faites par voie électronique », et la réserve de l'accord exprès a disparu du texte. Le décret du 22 décembre 2025, en vigueur depuis le 25 décembre 2025, a réécrit les articles 64 et suivants du décret de 1967 pour en fixer les modalités.

• L'adresse doit avoir été communiquée au syndic à cet effet : chaque copropriétaire notifie son adresse électronique au syndic, et la notification est valable à la dernière adresse communiquée (art. 65). Le GRECCO recommande de n'utiliser que des adresses recueillies par notification, pas celles glanées dans un échange ordinaire (préconisation n° 19 du 1er juillet 2026).
• L'électronique est la règle (art. 64), la voie postale l'exception, ouverte au copropriétaire qui la demande (art. 64-1).
• Chacun peut revenir au papier à tout moment, par tout moyen permettant d'établir avec certitude la date de sa demande. Elle prend effet le lendemain du huitième jour suivant sa réception par le syndic, ou le jour même si elle est formulée en assemblée générale (art. 64-4).
• Le syndic doit le rappeler : les convocations aux assemblées générales et les appels de fonds portent une mention informant de cette possibilité (art. 64-2).
• La remise en main propre reste valable pour la convocation, contre récépissé ou émargement (art. 64-3).
• Le prestataire vous fournit les preuves : récépissé de dépôt, justificatif de transmission horodaté, conservés au moins un an (art. 64-5). Ce sont ces pièces que vous archivez.

Une nuance mérite d'être connue : l'envoi recommandé électronique proprement dit, celui de l'article L. 100 du code des postes et des communications électroniques, suppose, quand le destinataire n'est pas un professionnel, qu'il ait consenti à le recevoir. Recueillir par écrit l'adresse électronique de chacun et son accord reste donc la manière la plus sûre de démarrer, même si ce n'est plus une condition de validité de la notification électronique en copropriété. C'est l'objet du premier modèle ci-dessous.

Pourquoi la loi s'accroche autant à la forme

Parce que deux délais se calent sur une date de notification, et sur elle seule.

• 21 jours francs entre la notification de la convocation et la tenue de l'assemblée (art. 9 du décret de 1967). C'est le temps donné aux copropriétaires pour lire l'ordre du jour, consulter les annexes, donner pouvoir (voir le pouvoir pour une AG de copropriété), ou renvoyer un formulaire de vote par correspondance en AG (art. 17-1 A de la loi).
• Deux mois de recours à compter de la notification du procès-verbal, que le syndic notifie aux opposants et aux défaillants dans le mois qui suit l'assemblée (art. 42 al. 2 de la loi ; le contenu de cette notification est fixé par l'art. 18 du décret).

Chaque voie a son point de départ, et c'est tout l'intérêt de la forme : pour un envoi électronique, le délai court au lendemain de la transmission de l'avis par le prestataire (art. 64) ; pour un recommandé papier, au lendemain de la première présentation de la lettre au domicile du destinataire (art. 64-1). Un e-mail ordinaire, lui, ne produit aucune de ces dates.

« On est quatre, on se connaît. C'est vraiment un problème ? »

Prenons un cas très concret. Une copropriété de cinq lots, trois voisins qui se croisent dans l'escalier, un syndic bénévole qui envoie la convocation par mail vingt-cinq jours avant. Tout le monde répond, l'AG se tient, la toiture est votée, le procès-verbal part par mail lui aussi.

Huit mois plus tard, les travaux ont dérivé et un copropriétaire (absent ce jour-là) conteste la résolution. Il n'a pas à démontrer grand-chose : c'est au syndic de prouver qu'il a été régulièrement convoqué. Or la seule pièce disponible est un mail dans un dossier « envoyés ». En pratique, le délai de deux mois ne lui est pas opposable tant que le procès-verbal ne lui a pas été régulièrement notifié.

Le risque n'est pas une amende. C'est l'annulabilité : un copropriétaire opposant, ou défaillant (absent et non représenté), peut demander au juge l'annulation de l'assemblée ou des décisions concernées. Et une AG annulée, ce sont des travaux à revoter, des appels de fonds à défaire, et une copropriété qui perd un an.

Tant que tout le monde est d'accord, personne ne regarde la forme. La forme sert exactement le jour où quelqu'un n'est plus d'accord.

Les trois modèles à copier

Dans une copropriété de quatre ou cinq lots, tout se règle en une réunion. Mettez le sujet à l'ordre du jour de la prochaine assemblée, faites signer le premier modèle à chacun, faites-le acter au procès-verbal et rangez les feuilles avec les archives de la copropriété. Tenez ensuite à jour la liste de qui est en électronique et de qui a demandé le papier : un nouvel acquéreur n'hérite pas des choix du vendeur, la question se repose à chaque mutation.

Déclaration d'adresse électronique et consentement au recommandé électronique

Copropriété : [nom et adresse de l'immeuble]
Syndicat des copropriétaires, représenté par : [nom du syndic]

Je soussigné(e) [civilité, nom, prénom], copropriétaire du ou des lots
n° [numéros de lots] :

1. notifie au syndic, en application de l'article 65 du décret du 17 mars
   1967, l'adresse électronique suivante : [adresse e-mail] ;
2. consens à recevoir à cette adresse des envois recommandés électroniques
   (article L. 100 du code des postes et des communications électroniques)
   pour les convocations aux assemblées générales, les procès-verbaux, les
   appels de fonds, les notifications et les mises en demeure du syndicat ;
3. m'engage à signaler sans délai au syndic tout changement d'adresse
   électronique ;
4. reconnais être informé(e) que je peux à tout moment demander à recevoir
   ces envois par voie postale, par tout moyen permettant d'établir avec
   certitude la date de ma demande ; ce retour au papier prend effet le
   lendemain du huitième jour suivant la réception de ma demande par le
   syndic, ou le jour même si la demande est faite en assemblée générale.

Fait à [lieu], le [date]

Signature :

Vous pouvez à tout moment demander à recevoir vos notifications et mises en
demeure par voie postale, par tout moyen permettant d'établir avec certitude
la date de réception de votre demande par le syndic. Ce choix prend effet le
lendemain du huitième jour suivant cette réception, ou le jour même si la
demande est faite en assemblée générale.

Objet : Convocation à l'assemblée générale du [date], copropriété [nom]

Madame, Monsieur,

Vous trouverez en pièce jointe la convocation à l'assemblée générale du
[date] à [heure], qui se tiendra [lieu], avec l'ordre du jour, les projets de
résolution, les annexes et le formulaire de vote par correspondance.

Le document PDF joint fait foi : c'est lui qui vous est notifié, et
l'assemblée se tient au moins vingt et un jours après cette notification.

Cet envoi vous est notifié par lettre recommandée électronique, à
l'adresse que vous avez communiquée au syndicat à cet effet. Vous pouvez à
tout moment demander à recevoir vos notifications par voie postale : il
suffit de nous l'indiquer par écrit.

[Nom du syndic], syndic de la copropriété [nom]

Le calendrier complet, à poser une fois pour toutes

La plupart des convocations irrégulières ne le sont pas par mauvaise volonté, mais parce que le calendrier a été calculé à l'envers. Voici l'ordre réel des choses.

Questions fréquentes

En résumé

Un simple mail ne convoque pas une assemblée générale, mais la voie électronique, elle, est devenue la règle. Trois voies fonctionnent : l'envoi électronique par lettre recommandée électronique ou prestataire qualifié, la remise contre émargement (souvent la plus simple entre voisins), et le recommandé papier pour qui le demande. Recueillez les adresses électroniques et les accords à la prochaine AG, joignez la mention sur le retour au papier : dix minutes cette année, zéro recommandé les suivantes.

La règle elle-même, article par article et avec ses sources, est dans le guide sur la notification électronique en copropriété. Pour le reste du déroulé, le guide déroulement d'une AG de copropriété reprend chaque étape, le contenu de la lettre elle-même est dans notre modèle de convocation d'AG de copropriété, les seuils de vote sont détaillés dans les délais et les majorités de l'AG de copropriété, et si vous êtes syndic bénévole d'une copropriété de quelques lots, l'essentiel de vos obligations tient en trois documents.