Vote par correspondance en AG de copropriété : formulaire et règles

Un droit de chaque copropriétaire, sans autorisation

Depuis juillet 2020, date du décret et de l’arrêté qui l’ont rendu applicable, un copropriétaire dispose de trois façons de prendre part à une assemblée générale : venir, en personne ou par visioconférence, si l’assemblée en a décidé les moyens (art. 13-1 du décret) et après en avoir informé le syndic trois jours francs avant (art. 13-2), se faire représenter par un mandataire, ou voter par correspondance avant la réunion.

« Les copropriétaires peuvent, par ailleurs, voter par correspondance avant la tenue de l’assemblée générale, au moyen d’un formulaire établi conformément à un modèle fixé par arrêté. »

Article 17-1 A, alinéa 2, de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965

Le syndic n’a donc ni à l’accepter ni à le proposer au cas par cas : le formulaire est joint à la convocation de chaque assemblée (art. 9 du décret du 17 mars 1967), pour tous les copropriétaires. Une convocation sans formulaire prive chacun d’une voie de vote prévue par la loi. Pour la forme de l’envoi lui-même, voyez les règles de la convocation par voie électronique.

Ce que contient le formulaire réglementaire

Le modèle est annexé à l’arrêté du 2 juillet 2020. Le syndic peut l’adapter et le compléter, par exemple en préremplissant le nom du copropriétaire, mais aucune mention du modèle ne peut être supprimée (art. 1 de l’arrêté). Il tient en trois parties.

Identification

L’immeuble, la date, l’heure et le lieu de l’assemblée, l’adresse postale et électronique du syndic, la date limite de réception, puis le nom et le domicile du votant.

Tableau des votes

Chaque question dans l’ordre de l’ordre du jour, avec trois cases : pour, contre, abstention. Les pages intermédiaires sont paraphées, la dernière signée.

Rappel des textes

Les articles qui régissent le formulaire : 17-1 A de la loi, et 9, 9 bis, 14, 14-1 et 17 du décret de 1967.

Une question dont la réponse ne se connaît qu’en séance, comme le choix du président de séance parmi les présents, se prête mal au vote par correspondance : mieux vaut la laisser au vote des présents et des représentés, et le dire sur le formulaire. Le rôle de ce bureau est détaillé dans le guide sur le président de séance et le secrétaire.

Le formulaire de vote par correspondance à copier

Le texte ci-dessous reprend les rubriques et le rappel des dispositions du modèle réglementaire. Remplacez les crochets, recopiez dans le tableau l’intitulé exact de chaque résolution de l’ordre du jour, puis joignez un formulaire par copropriétaire à la convocation.

FORMULAIRE DE VOTE PAR CORRESPONDANCE
(arrêté du 2 juillet 2020)

Objet : assemblée générale des copropriétaires de l'immeuble sis
[adresse du ou des immeubles]

Date et lieu : le [jour/mois/année], à [heure], [lieu de la réunion]

Ce formulaire doit être adressé à : [nom, adresse postale et adresse
électronique du syndic]
avant la date limite de réception le : [date, trois jours francs avant
la date de l'assemblée]

Je soussigné(e) : [nom et prénom du copropriétaire ou de l'associé ; en
cas d'indivision ou de démembrement, nom et prénom du mandataire commun]
Domicilié(e) : [adresse du domicile]

Après avoir pris connaissance de l'ordre du jour et des documents
annexés à la convocation, souhaite émettre sur chacune des questions
soumises à la délibération de l'assemblée générale convoquée le [date]
à [adresse], à [heure], le vote exprimé dans le tableau ci-joint
([nombre] pages).

Fait à [lieu], le [date]
Signature du copropriétaire, de l'associé ou du mandataire commun :

--------------------------------------------------------------------
Adresse du ou des immeubles : [adresse]
Nom du copropriétaire, de l'associé ou du mandataire commun : [nom]
Date de l'assemblée : [date]

Questions (dans l'ordre    | Identification  | POUR | CONTRE | ABSTENTION
de l'ordre du jour)        | de l'objet      |      |        |
---------------------------|-----------------|------|--------|-----------
Résolution n° [1]          | [intitulé]      | [ ]  |  [ ]   |   [ ]
Résolution n° [2]          | [intitulé]      | [ ]  |  [ ]   |   [ ]
Résolution n° [3]          | [intitulé]      | [ ]  |  [ ]   |   [ ]

Cochez une case par question. Si le tableau compte plusieurs pages,
paraphez les pages intermédiaires et signez la dernière.

Signature :

--------------------------------------------------------------------
RAPPEL DES DISPOSITIONS LÉGALES ET RÉGLEMENTAIRES

Article 17-1 A, alinéa 2, de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 :
« Les copropriétaires peuvent, par ailleurs, voter par correspondance
avant la tenue de l'assemblée générale, au moyen d'un formulaire établi
conformément à un modèle fixé par arrêté. Si la résolution objet du
vote par correspondance est amendée en cours d'assemblée générale, le
votant par correspondance ayant voté favorablement est assimilé à un
copropriétaire défaillant pour cette résolution. »

Article 9, alinéa 2, du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 :
« Le formulaire de vote par correspondance mentionné au deuxième alinéa
de l'article 17-1 A est joint à la convocation. »

Article 9 bis du même décret :
« Pour être pris en compte lors de l'assemblée générale, le formulaire
de vote par correspondance est réceptionné par le syndic au plus tard
trois jours francs avant la date de la réunion. Lorsque le formulaire
de vote est transmis par courrier électronique à l'adresse indiquée par
le syndic, il est présumé réceptionné à la date de l'envoi. »

Article 14, alinéas 1 à 4 : la feuille de présence indique les nom et
domicile de chaque copropriétaire ou associé présent physiquement ou
représenté, participant par visioconférence, audioconférence ou autre
moyen de communication électronique, ou ayant voté par correspondance
avec mention de la date de réception du formulaire par le syndic.

Article 14-1 :
« Au moment du vote, le formulaire de vote par correspondance n'est pas
pris en compte lorsque le copropriétaire, l'associé ou leur mandataire
est présent à l'assemblée générale, quelle que soit la date à laquelle
a été établi ou reçu le formulaire de vote par correspondance ou le
mandat avec délégation de vote, y compris en cas de délégation de vote
sans désignation d'un mandataire. »

Article 17, alinéa 3 : le procès-verbal précise, sous chaque question,
les noms et nombre de voix des copropriétaires qui se sont opposés à la
décision, qui se sont abstenus, ou qui sont assimilés à un copropriétaire
défaillant en application de l'article 17-1 A, alinéa 2.

Le délai : trois jours francs avant la réunion

Pour être pris en compte, le formulaire est réceptionné par le syndic au plus tard trois jours francs avant la date de la réunion (art. 9 bis du décret de 1967). « Francs » veut dire des jours entiers : ni le jour de réception ni le jour de l’assemblée ne comptent.

1. 1Mardi 10 novembreDernier jour où le formulaire peut parvenir au syndic.
2. 211, 12 et 13 novembreLes trois jours francs : aucun formulaire reçu ne compte plus.
3. 3Samedi 14 novembreAssemblée générale. Les formulaires valables sont dépouillés.

Envoyé par courrier électronique à l’adresse indiquée par le syndic, le formulaire est présumé reçu à la date de l’envoi (même article). Par la poste, c’est la date de réception qui compte : conservez l’enveloppe ou notez la date d’arrivée. Un formulaire arrivé trop tard n’est pas compté, et son auteur, absent et non représenté, est défaillant.

La résolution amendée en séance

L’assemblée reste libre de modifier un projet de résolution pendant la réunion. Mais le votant par correspondance s’est prononcé sur le texte qu’il a reçu, pas sur le nouveau. La loi règle le cas dans le même article 17-1 A : le copropriétaire qui avait voté pour est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution.

Vote pour

Requalifié défaillant : il ne compte plus pour la résolution amendée.

Vote contre

Reste un vote contre.

Abstention

Reste une abstention.

Devenu défaillant, ce copropriétaire retrouve le droit de contester la décision dans les deux mois de la notification du procès-verbal (art. 42 de la loi). Avant d’amender un texte en séance, mesurez donc combien de voix pour vous allez perdre : l’exemple du chapitre suivant montre qu’elles peuvent faire basculer le résultat.

Comment le vote par correspondance compte dans les majorités

Le votant par correspondance est un participant à part entière. L’article 24 de la loi calcule la majorité sur les voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance. Il n’existe pas de quorum en assemblée de copropriété : tout se joue sur les majorités. La feuille de présence de l'AG mentionne la date de réception de chaque formulaire, et le copropriétaire qui préfère se faire représenter passe par un pouvoir pour l'AG.

Article 24

Ses voix pour ou contre entrent dans les voix exprimées. Son abstention n’y entre pas.

Article 25

Ses voix pour comptent dans la majorité des voix de tous les copropriétaires.

Article 26

Son vote pour compte dans la double majorité : la majorité des membres du syndicat, représentant au moins les deux tiers des voix.

Un cas n’est pas réglé par les textes : le second vote immédiat à la majorité de l’article 24, quand un projet de l’article 25 a recueilli au moins le tiers des voix (art. 25-1). Par prudence, beaucoup de syndics inscrivent la question deux fois dans le formulaire, une par majorité. De même, une question sans case cochée, ou avec plusieurs, se lit en pratique comme un défaut de vote sur cette question.

Sur la feuille de présence et au procès-verbal

Le vote par correspondance laisse deux traces écrites, qui servent de preuve si une décision est contestée. Pour la tenue de séance et la rédaction du procès-verbal dans leur ensemble, reportez-vous au guide déroulement d'une AG de copropriété.

Feuille de présence

Elle indique les nom et domicile de chaque copropriétaire ayant voté par correspondance, avec la date de réception du formulaire par le syndic (art. 14 du décret).

Procès-verbal

Sous chaque question, il cite les noms et voix des opposants, des abstentionnistes et des copropriétaires assimilés à des défaillants après amendement (art. 17 du décret).

Formulaires

Gardez-les avec la feuille de présence et le procès-verbal : ils prouvent les votes et leur date de réception.

Questions fréquentes