Modèle de convocation d'AG de copropriété gratuit

Ce que la convocation doit contenir

Aucun texte n’impose de modèle de convocation. Le décret du 17 mars 1967 en fixe le contenu, et c’est ce contenu, pas la mise en page, que le juge vérifie si une décision est contestée. La règle de base tient en une phrase.

« La convocation contient l’indication des lieu, date et heure de la réunion, ainsi que l’ordre du jour qui précise chacune des questions soumises à la délibération de l’assemblée. »
Article 9, alinéa 1er, du décret n° 67-223 du 17 mars 1967

D’autres articles complètent la liste. Prises ensemble, voici les mentions qu’une convocation régulière réunit.

Lieu, date, heure: Une adresse précise et une heure. Sauf clause contraire du règlement de copropriété, la réunion se tient dans la commune de l’immeuble (art. 9).
Ordre du jour: Chaque question soumise au vote, formulée de façon précise (art. 9).
Vote à distance: Le formulaire de vote par correspondance, joint à la convocation (art. 9).
Pièces justificatives: Le lieu, le ou les jours et les heures où les copropriétaires peuvent consulter les pièces justificatives des charges (art. 9-1).
Voie postale: La mention rappelant à chacun qu’il peut demander à recevoir ses notifications par courrier (art. 64-2).

Un ordre du jour précis, question par question

L’ordre du jour n’est pas une table des matières. Il fixe ce que l’assemblée a le droit de décider, et rien de plus : elle ne prend de décision valide que sur les questions inscrites, et seulement si les notifications des articles 9 à 11-I ont été faites régulièrement (art. 13 du décret). Une question absente peut être discutée, mais pas votée. Les points d'une AG annuelle et leur majorité sont listés dans ordre du jour d'AG de copropriété : que mettre.

Rédigez donc chaque point comme la décision attendue : « Réfection de la toiture par l’entreprise X pour 18 600 €, selon le devis joint » plutôt que « Travaux ». Indiquez la majorité applicable, les seuils sont détaillés dans notre page sur les délais et les majorités de l’AG de copropriété.

Un copropriétaire peut, à tout moment, vous notifier une question à inscrire. Vous la portez à la prochaine assemblée, ou à la suivante si sa demande arrive trop tard pour être intégrée (art. 10).

Les pièces à joindre

L’article 11 du décret, dans sa version en vigueur depuis le 25 décembre 2025, distingue deux catégories. Les documents de son paragraphe I conditionnent la validité de la décision : les oublier expose le vote correspondant à l’annulation. Ceux du paragraphe II sont donnés pour information. Dans une petite copropriété, les pièces du premier groupe se résument le plus souvent à celles-ci.

Comptes: L’état financier et le compte de gestion général de l’exercice, avec le comparatif des comptes de l’exercice précédent approuvé, quand l’AG approuve les comptes (11 I 1°).
Budget: Le projet de budget prévisionnel, présenté avec le comparatif du dernier budget voté (11 I 2°).
Contrats: Les conditions essentielles du contrat proposé, ou des contrats en concurrence : devis de travaux, contrat d’entretien (11 I 3°).
Syndic: Le ou les projets de contrat du syndic, accompagnés de la fiche d’information, quand l’assemblée le désigne (11 I 4°).
Résolutions: Le projet de résolution des décisions que l’article énumère, dont celles des articles 25 et 26 de la loi (11 I 7°).

Le plus simple reste de joindre un projet de résolution pour chaque question, même quand le texte ne l’exige pas : le jour de l’assemblée, on vote un texte que chacun a lu. Ajoutez le formulaire de vote par correspondance (obligatoire) et le pouvoir (facultatif).

Le modèle de convocation à copier

Voici une convocation d’assemblée générale ordinaire complète, pensée pour une petite copropriété. Remplacez les crochets, adaptez l’ordre du jour à vos questions, et préparez un exemplaire par copropriétaire : chacun reçoit le sien, à son nom, avec ses lots et ses tantièmes.

Modèle de convocation à l’assemblée généraleToutes les mentions obligatoires, l’ordre du jour d’une AG annuelle, et les rappels sur le pouvoir et le vote par correspondance.

[Nom du syndic]
Syndic du syndicat des copropriétaires [nom de la copropriété]
[Adresse postale du syndic], [adresse e-mail du syndic]

[Civilité, prénom, nom du copropriétaire]
[Adresse de correspondance]

[Ville], le [date]

Objet : convocation à l'assemblée générale ordinaire des copropriétaires
Copropriété [nom], [adresse de l'immeuble], immatriculée sous le n° [numéro]

Madame, Monsieur,

En votre qualité de copropriétaire du ou des lots n° [numéros]
([tantièmes] / [total] tantièmes), vous êtes convoqué(e) à l'assemblée
générale ordinaire des copropriétaires, qui se tiendra :

le [jour et date], à [heure],
[adresse précise du lieu de réunion].

ORDRE DU JOUR

1. Élection du président de séance (majorité de l'article 24 de la loi
   du 10 juillet 1965).
2. Secrétaire de séance : le syndic, sauf décision contraire de
   l'assemblée (article 15 du décret du 17 mars 1967 ; majorité de
   l'article 24).
3. Approbation des comptes de l'exercice du [date] au [date]
   (article 24).
4. Vote du budget prévisionnel de l'exercice du [date] au [date], pour
   un montant de [montant] € (article 24).
5. [Question propre à votre AG : objet précis, montant, entreprise ou
   devis retenu, majorité applicable.]
6. Informations du syndic, sans vote.

Le texte du projet de résolution de chaque question figure en annexe.

DOCUMENTS JOINTS

- Projets de résolution, question par question
- État financier et compte de gestion général de l'exercice, avec le
  comparatif des comptes de l'exercice précédent approuvé
- Projet de budget prévisionnel, avec le comparatif du dernier budget
  voté
- [Selon l'ordre du jour : devis, conditions essentielles des contrats,
  projet(s) de contrat du syndic, accompagné(s) de la fiche
  d'information]
- Formulaire de pouvoir
- Formulaire de vote par correspondance

CONSULTATION DES PIÈCES JUSTIFICATIVES DES CHARGES

Les pièces justificatives des charges de l'exercice sont tenues à votre
disposition [lieu], le [jour], de [heure] à [heure] (article 9-1 du
décret du 17 mars 1967).

SI VOUS NE POUVEZ PAS ÊTRE PRÉSENT(E)

- Vous pouvez vous faire représenter par la personne de votre choix, au
  moyen du pouvoir joint. Un mandataire ne peut recevoir plus de trois
  délégations de vote, sauf si le total de ses voix et de celles de ses
  mandants n'excède pas 10 % des voix du syndicat ; le syndic ne peut
  pas recevoir de pouvoir (article 22 de la loi du 10 juillet 1965).
- Vous pouvez voter par correspondance au moyen du formulaire joint. Il
  doit être reçu par le syndic au plus tard trois jours francs avant la
  réunion, soit le [date limite], à [adresse postale ou électronique]
  (article 9 bis du décret du 17 mars 1967).

VOIE POSTALE

Vous pouvez à tout moment demander à recevoir vos notifications et mises
en demeure par voie postale, par tout moyen permettant d'établir avec
certitude la date de réception de votre demande par le syndic. Ce choix
prend effet le lendemain du huitième jour suivant cette réception, ou le
jour même si la demande est faite en assemblée générale.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations
distinguées.

[Prénom, nom], syndic de la copropriété [nom]

Le pouvoir et le formulaire de vote par correspondance

Le pouvoir permet à un copropriétaire absent de se faire représenter. Aucun texte n’oblige à le joindre, mais une feuille pré-remplie évite les mandats griffonnés sur un coin de table. Le mandataire peut être n’importe qui, sauf le syndic et ses proches (art. 22 de la loi du 10 juillet 1965). Plafond de délégations et pouvoir en blanc : voir pouvoir pour une AG de copropriété.

Modèle de pouvoirÀ joindre à chaque convocation, au nom du copropriétaire. Il le complète et le remet à son mandataire.

POUVOIR

Copropriété [nom], [adresse de l'immeuble]
Assemblée générale du [date], à [heure]

Je soussigné(e) [civilité, prénom, nom], copropriétaire du ou des lots
n° [numéros] ([tantièmes] tantièmes),

donne pouvoir à [civilité, prénom, nom du mandataire],
demeurant [adresse]

de me représenter à l'assemblée générale ci-dessus, de prendre part en
mon nom aux délibérations, de voter sur chacune des questions inscrites
à l'ordre du jour et de signer la feuille de présence.

[Facultatif : consignes de vote, question par question.]

Rappel : un mandataire ne peut recevoir plus de trois délégations de
vote, sauf si le total de ses voix et de celles de ses mandants n'excède
pas 10 % des voix du syndicat. Le syndic, son conjoint, son partenaire
de PACS ou son concubin, leurs ascendants et descendants, ainsi que les
préposés du syndic et leurs proches dans les mêmes conditions, ne
peuvent pas recevoir de pouvoir (article 22 de la loi du
10 juillet 1965).

Fait à [lieu], le [date]

Signature, précédée de la mention « Bon pour pouvoir » :

Le formulaire de vote par correspondance, lui, est obligatoire et suit le modèle fixé par l’arrêté du 2 juillet 2020 : vous pouvez l’adapter et le compléter, pas en retirer une mention. Il reprend chaque résolution de l’ordre du jour avec trois cases (pour, contre, abstention). Pour être pris en compte, il doit être reçu par le syndic au plus tard trois jours francs avant la réunion (art. 9 bis du décret) : pour une AG le samedi 14 novembre, au plus tard le mardi 10. Le formulaire complet est dans le vote par correspondance en AG.

Les erreurs qui rendent l’AG annulable

Une convocation irrégulière n’entraîne pas d’amende : elle ouvre la porte à une contestation. Un copropriétaire opposant ou défaillant dispose de deux mois à compter de la notification du procès-verbal pour saisir le juge (art. 42 de la loi). Voici les fautes qui reviennent le plus.

Délai trop court: Moins de 21 jours entre la notification et la réunion, hors urgence (art. 9).
Question absente: Une décision prise sur un point qui ne figurait pas à l’ordre du jour (art. 13).
Pièce manquante: Un document de l’article 11 I oublié : la décision qu’il éclaire n’est pas valide (art. 13).
Formulaire oublié: Pas de formulaire de vote par correspondance joint à la convocation (art. 9).
Copropriétaire oublié: Un copropriétaire non convoqué, souvent un acquéreur récent dont la vente vous a été notifiée.
Mauvais lieu: Une réunion hors de la commune de l’immeuble, sans clause du règlement qui l’autorise (art. 9).

La forme de l’envoi compte autant que le contenu : un simple e-mail ne prouve pas la date de réception, et le délai de 21 jours ne part que d’une notification datée. Les voies valables sont détaillées dans notre guide sur la convocation d’AG par mail.

Avant d’envoyer : les quatre étapes

La plupart des convocations irrégulières viennent d’un calendrier tenu trop court. Prévoyez cinq semaines entre le début de la préparation et l’assemblée.

1Fixer date et lieuAu moins 21 jours après la notification, plus la marge de l’envoi.
2Rédiger l’ordre du jourUne question par décision, avec son projet de résolution.
3Rassembler les piècesComptes, budget, devis, pouvoir, formulaire de vote.
4NotifierUn exemplaire par copropriétaire, par une voie qui date la réception.

Pour la suite (bureau de séance, votes, procès-verbal), le guide déroulement d'une AG de copropriété reprend chaque étape, et celui sur le président de séance, le secrétaire et le scrutateur règle la composition du bureau quand on n’est que trois.

Questions fréquentes

Existe-t-il un modèle officiel de convocation d’AG de copropriété ?

Non. Aucun texte n’impose de modèle de convocation : l’article 9 du décret du 17 mars 1967 en fixe seulement le contenu (lieu, date, heure, ordre du jour précis, formulaire de vote par correspondance joint). Seul le formulaire de vote par correspondance suit un modèle réglementaire, celui de l’arrêté du 2 juillet 2020.

Faut-il joindre un pouvoir à la convocation ?

Aucun texte ne l’impose : l’article 9 du décret n’exige que le formulaire de vote par correspondance. Joindre un pouvoir reste l’usage, car il permet à un absent de se faire représenter sans rien rédiger. Le mandataire ne peut pas être le syndic, et ne peut recevoir plus de trois délégations sauf exception (article 22 de la loi du 10 juillet 1965).

Peut-on ajouter une question à l’ordre du jour après l’envoi de la convocation ?

Pas pour la voter à cette assemblée si elle n’a pas été notifiée dans les formes et le délai de la convocation : l’assemblée ne prend de décision valide que sur les questions inscrites à l’ordre du jour (article 13 du décret). Elle peut en débattre, sans rien décider. La question est inscrite à l’assemblée suivante (article 10).

Que se passe-t-il si une pièce manque dans la convocation ?

Cela dépend de la pièce. Les documents de l’article 11 I du décret (comptes, projet de budget, projets de résolution, projet de contrat du syndic, conditions essentielles des contrats) conditionnent la validité de la décision correspondante : la décision prise sans eux est exposée à l’annulation (article 13). Ceux de l’article 11 II sont donnés pour information.

Qui signe la convocation d’assemblée générale ?

Le syndic, qui convoque l’assemblée (article 7 du décret du 17 mars 1967). Il doit le faire au moins une fois par an, et aussi quand le conseil syndical ou des copropriétaires représentant au moins un quart des voix, ou moins si le règlement de copropriété le prévoit, le lui demandent (article 8).

La convocation peut-elle partir par simple e-mail ?

Non : un e-mail ordinaire ne prouve pas la date de réception. La voie électronique est valable par lettre recommandée électronique ou par un prestataire de services de confiance qualifié (article 64 du décret). La remise contre récépissé ou émargement reste toujours possible (article 64-3 du décret). Le recommandé papier est réservé au copropriétaire qui a demandé à recevoir ses notifications par voie postale (article 64-1).

Modèle de convocation d’AG de copropriété, gratuit à copier