Feuille de présence d'AG de copropriété : modèle et règles

Ce que dit l'article 14 du décret de 1967

La feuille de présence n'est pas une formalité de grande copropriété. L'article 14 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 l'exige à chaque assemblée générale, sans seuil de taille : une copropriété de quatre lots en tient une comme un immeuble de cent.

« Il est tenu une feuille de présence, pouvant comporter plusieurs feuillets, qui indique les nom et domicile de chaque copropriétaire ou associé. »

Art. 14, décret n° 67-223 du 17 mars 1967 (version en vigueur depuis le 4 juillet 2020)

Le même article précise ce qu'elle contient, qui la signe et qui la certifie. Elle peut être tenue sur papier ou sous forme électronique, à condition d'utiliser une signature électronique fiable au sens des articles 1366 et 1367 du code civil.

Les mentions obligatoires, une à une

Huit éléments font une feuille complète. Les deux qui manquent le plus souvent sont le domicile et le nombre de voix : une simple liste de noms suivie de signatures ne suffit pas.

Nom

De chaque copropriétaire, qu’il vienne ou non.

Domicile

L’adresse du copropriétaire, qui n’est pas forcément celle de son lot. Même chose pour le mandataire.

Voix

Le nombre de voix de chacun, en tantièmes, réduit le cas échéant pour qui détient plus de la moitié (art. 22 de la loi de 1965).

Mode de participation

Présent physiquement, représenté, en visioconférence ou audioconférence, ou votant par correspondance.

Mandataire

Pour un copropriétaire représenté : le nom et le domicile de la personne qui vote pour lui et, le cas échéant, la mention qu’il participe par visioconférence ou audioconférence.

Correspondance

Pour un votant par correspondance : la date de réception du formulaire par le syndic.

Émargement

La signature de chaque présent physique, ou de son mandataire.

Certification

La mention « certifiée exacte », signée par le président de séance.

Présents, représentés, par correspondance, absents

Tous les copropriétaires figurent sur la feuille, y compris ceux qui ne viennent pas : c'est ce qui permet de savoir, résolution par résolution, qui a voté et qui est défaillant. Le copropriétaire relié en visioconférence vote lui-même, mais n'émarge pas sur le papier.

Un point à vérifier à l'accueil : un mandataire ne peut recevoir plus de trois délégations de vote, sauf si ses propres voix et celles de ses mandants ne dépassent pas 10 % des voix du syndicat (art. 22 de la loi du 10 juillet 1965). Le syndic, son conjoint et ses préposés ne peuvent pas recevoir de pouvoir. Le détail est dans pouvoir pour une AG de copropriété : modèle et limites, et la date de réception des formulaires dans le vote par correspondance en AG.

À quoi elle sert : majorités et contestation

Contrairement à une association, une assemblée de copropriété n'a pas de quorum : elle délibère quel que soit le nombre de présents. La feuille sert à autre chose : compter les voix sur lesquelles chaque majorité se calcule. Dans l'exemple du modèle plus bas, cinq lots et 1 000 tantièmes :

Une décision de l'article 24 se prend à la majorité des voix exprimées des présents, représentés et votants par correspondance. Une décision de l'article 25 exige la majorité des voix de tous les copropriétaires : si elle n'est pas atteinte mais que le projet a recueilli au moins le tiers de ces voix, un second vote peut avoir lieu aussitôt à la majorité de l'article 24 (art. 25-1).

Émarger et certifier, le jour de l'assemblée

La feuille se prépare avant la séance ; les totaux sont arrêtés avant le premier vote, et un retardataire est ajouté pour les résolutions qui suivent son arrivée. Le président de séance est élu en ouverture ; son rôle et celui du secrétaire sont détaillés dans le guide président de séance, secrétaire et scrutateur.

1. 1Préparer la listeTous les copropriétaires, dans l’ordre des lots, avec domicile et tantièmes. Les formulaires de correspondance reçus y sont déjà notés.
2. 2Faire émargerÀ l’arrivée de chacun : présent ou représenté, signature, pouvoir remis et vérifié.
3. 3Arrêter les totauxVoix présentes, représentées et par correspondance, annoncées avant le premier vote.
4. 4Faire certifierLe président de séance signe « certifiée exacte » à la fin de la réunion.
5. 5Annexer au PVLa feuille rejoint le procès-verbal et le registre des assemblées.

Le modèle de feuille de présence à copier

Le modèle ci-dessous est rempli pour une copropriété de cinq lots, avec un exemple de chaque situation. Remplacez les noms, gardez les colonnes, et imprimez-le en paysage : la colonne de signature a besoin de place.

Annexe au procès-verbal et conservation

Une fois certifiée, la feuille quitte la table de réunion pour rejoindre le procès-verbal : c'est la pièce qui prouve qui a voté quoi.

« La feuille de présence est annexée au procès-verbal. »

Art. 17, décret n° 67-223 du 17 mars 1967

Le syndic conserve les procès-verbaux et leurs annexes dans les archives du syndicat (art. 33 du décret de 1967). Aucun texte ne fixe de durée : gardez la feuille aussi longtemps que le procès-verbal, sans la détruire. Tout copropriétaire peut en demander une copie certifiée, comme du procès-verbal et de ses autres annexes (art. 33). Pour rédiger le procès-verbal lui-même, partez du modèle de PV d'assemblée générale, et pour le déroulé complet, du guide déroulement d'une AG de copropriété.

Questions fréquentes