Reprendre la comptabilité après un syndic professionnel

Quels documents exiger de l’ancien syndic ?

Avant toute chose, réclamez par écrit l’ensemble des pièces comptables de clôture. Le minimum indispensable :

• les comptes du dernier exercice clos, tels qu’approuvés en assemblée générale ;
• l’état des soldes individuels des copropriétaires (qui doit quoi) ;
• les relevés du compte bancaire séparé et le rapprochement bancaire ;
• le montant du fonds de travaux et son affectation ;
• les factures fournisseurs en cours et les contrats reconduits.

Comprendre ce que vous reprenez

Une copropriété hors régime simplifié tient une comptabilité en partie double, avec un plan comptable spécifique (art. 14-3). Vous n’avez pas à la refaire : ce qui compte, ce sont les soldes à la date de reprise. Si ces notions sont nouvelles, lisez d’abord notre guide la comptabilité d’une petite copropriété. Trois éléments à isoler en priorité :

• Le report à nouveau : le solde de chaque copropriétaire à la date de reprise devient votre point de départ. Ne le recalculez pas, reprenez-le tel quel.
• La trésorerie : le solde bancaire repris doit correspondre, après rapprochement, à la somme des soldes copropriétaires et des dettes/créances.
• Le fonds de travaux : c’est une réserve dédiée, à reporter distinctement (voir le guide fonds de travaux ALUR).

Reprendre les soldes et pointer les paiements

Une fois les soldes d’ouverture saisis, l’étape suivante est de pointer les paiements : rattacher chaque paiement reçu à l’appel de fonds qu’il règle, pour savoir qui est à jour et qui est en retard. C’est ce qui vous permet d’éditer une situation fiable dès la première semaine et de relancer les impayés sans contestation. Si vous arrivez en cours d’exercice, l’ordre des opérations est détaillé dans reprendre une copropriété en cours d’année.

L’erreur à éviter : tout ressaisir à la main

Beaucoup de syndics bénévoles recommencent un tableur de zéro et perdent l’antériorité. C’est risqué : un solde initial faux fausse tous les exercices suivants. Mieux vaut repartir de soldes vérifiés : le solde bancaire à la date de reprise, rapproché du relevé, et le solde de chaque copropriétaire tiré de l’état remis par l’ancien syndic. Ensuite, tenez la trésorerie ligne par ligne, chaque mouvement bancaire rattaché à la facture ou à l’appel de fonds qui l’explique.

Le cas d’une petite copropriété

Si votre copropriété relève du régime simplifié de l’article 41-8 (au plus 5 lots principaux, ou un budget prévisionnel moyen sous 15 000 € sur trois exercices), la reprise est nettement plus légère : il suffit de repartir du solde bancaire et du solde de chaque copropriétaire à la date de passation, puis de tenir un livre de trésorerie. Voir le régime simplifié, ou la procédure complète pour changer de syndic.